Даже в эпоху электронных писем и мессенджеров факсимильная связь остаётся востребованной в госучреждениях, банках и юридических компаниях. Согласно исследованию IDC 2023 года, 38% российских организаций до сих пор используют факсы для обмена официальными документами. Если вам срочно нужно отправить скан договора, справки или заявления, но под рукой только многофункциональное устройство (МФУ) — эта инструкция поможет разобраться в процессе за 10 минут.

Современные принтеры с функцией факса (например, Canon PIXMA G3411, HP OfficeJet Pro 9015e или Brother DCP-T720DW) позволяют отправлять документы без отдельного факсимильного аппарата. Главное — правильно подключить устройство к телефонной линии или настроить IP-факс через интернет. В статье мы разберём оба варианта, а также расскажем, как обойтись без физического принтера, используя виртуальные сервисы.

Предупреждаем сразу: если ваш принтер не поддерживает факс (проверьте характеристики модели на сайте производителя), единственный выход — воспользоваться онлайн-сервисами вроде Fax.Plus или eFax. Но об этом подробнее в последнем разделе.

1. Проверка совместимости принтера с факсом

Не все МФУ умеют отправлять факсы. Чтобы не тратить время зря, сначала убедитесь, что ваша модель поддерживает эту функцию. Вот 3 способа проверки:

  • 🔍 Ищите надпись"Fax" на корпусе — обычно она расположена рядом с кнопкой включения или на панели управления. На моделях Brother и Panasonic может быть выделена отдельным цветом.
  • 📄 Посмотрите технические характеристики в инструкции или на сайте производителя. В разделе"Функции" должно быть указано: Факс / Fax / PC-Fax.
  • 🖥️ Запустите программное обеспечение принтера на ПК. Если в меню есть вкладка Fax или Отправить факс — функция поддерживается.

Особое внимание обратите на тип подключения:

  • 📞 Аналоговый факс — требует подключения к телефонной линии через порт LINE (обычно обозначен значком телефонной трубки).
  • 🌐 IP-факс (VoIP) — работает через интернет, но нуждается в настройке SIP-аккаунта (поддерживают модели Ricoh SP 3600SFNw, Xerox WorkCentre 3335).
⚠️ Внимание: Принтеры без порта LINE (например, Epson EcoTank ET-2800) не смогут отправлять факсы по телефонной линии, даже если в характеристиках указана поддержка функции. В этом случае остаётся только IP-факс или онлайн-сервисы.

Если ваш принтер совместим — переходите к следующему разделу. Если нет, пропустите до раздела про виртуальные факсы.

📊 Какой тип факса вы планируете использовать?
Аналоговый (телефонная линия)
IP-факс (через интернет)
Ещё не решил
Не знаю, что это

2. Подключение принтера к телефонной линии

Для отправки аналогового факса принтер должен быть физически подключён к стационарному телефону. Вот пошаговая схема:

  1. Найдите порт LINE на задней панели МФУ — обычно он обозначен пиктограммой телефонной трубки или надписью LINE IN.
  2. Отсоедините телефонный кабель от розетки и подключите его к порту LINE на принтере.
  3. Используйте второй кабель (идёт в комплекте с МФУ), чтобы соединить порт EXT или PHONE на принтере с телефонной розеткой.
  4. Включите принтер и дождитесь инициализации (на экране должна появиться надпись Ready или Fax Ready).

Если после подключения принтер не определяет линию:

  • 🔌 Проверьте, правильно ли вставлен кабель (должен щёлкнуть).
  • 📞 Поднимите трубку телефона, подключённого к принтеру — должен быть гудок.
  • 🔄 Перезагрузите МФУ (выключите на 30 секунд и включите снова).
Проблема Возможная причина Решение
Нет гудка в трубке Неправильное подключение кабелей Поменяйте кабели местами: LINE → розетка, EXT → телефон
Принтер пишет"No Line" Отсутствует сигнал в телефонной линии Проверьте линию на другом телефоне или обратитесь к провайдеру
Факс не отправляется, но линия есть Занят номер получателя или блокировка оператором Попробуйте отправить на другой номер или позднее
⚠️ Внимание: Если вы подключаете принтер к офисной АТС, может потребоваться набрать дополнительный код (например, 9 или 8) для выхода на городскую линию. Уточните этот момент у системного администратора.

☑️ Подготовка принтера к отправке факса

Выполнено: 0 / 4

3. Настройка параметров факса на принтере

Перед первой отправкой необходимо настроить базовые параметры: ваш номер, имя отправителя и качество передачи. Инструкция может slightly отличаться в зависимости от модели, но общий алгоритм такой:

  1. Зайдите в меню факса:
    • На Canon: нажмите кнопку Fax → Menu → Settings.
    • На HP: Setup → Fax Setup.
    • На Brother: Menu → Fax → Initial Setup.
  2. Введите ваш факс-номер (обязательно!). Это нужно, чтобы получатель видел, откуда пришёл документ. Формат: +7XXX1234567 (без пробелов).
  3. Укажите имя отправителя (например, ООО Ромашка или Иванов И.И.). Ограничение — обычно 20 символов.
  4. Выберите разрешение:
    • Standard (200×100 dpi) — для текстовых документов.
    • Fine (200×200 dpi) — для документов с мелким шрифтом.
    • Super Fine (300×300 dpi) — для фотографий или графиков (увеличивает время передачи).
  • Настройте автоматический ответ (если нужно принимать входящие факсы). Включите опцию Auto Answer и установите количество гудков (оптимально — 2-3).

    • Критическая деталь: если вы не укажете свой номер факса, многие организации откажутся принимать документ из-за политики безопасности. Например, банки и госучреждения часто блокируют анонимные факсы.

    На моделях с сенсорным экраном (например, Xerox VersaLink C405) настройка происходит через графический интерфейс. Если меню на английском, ищите пункты:

    • Sender Info — информация об отправителе.
    • Dialing Setup — настройка набора номера.
    • Transmission Report — отчёты об отправке (включите, чтобы подтверждать успешную передачу).
    💡

    Если принтер просит ввести код страны, для России используйте 7, для Казахстана — 7 (общий код), для Беларуси — 375. Уточните актуальный префикс у вашего оператора связи.

    4. Отправка факса напрямую с принтера

    Самый простой способ — отправить документ прямо с панели управления МФУ. Подходит для сканирования и передачи бумажных оригиналов. Вот пошаговая инструкция:

    1. Положите документ в лоток сканера лицевой стороной вниз (на большинстве моделей). Для двусторонних документов используйте режим Duplex (если поддерживается).
    2. Нажмите кнопку Fax на панели принтера.
    3. Введите номер получателя:
      • Для городских номеров: 8-495-123-45-67 или +74951234567.
      • Для международных: +[код страны][код города][номер], например, +380441234567 (Украина, Киев).

      На некоторых принтерах (Kyocera, Konica Minolta) нужно сначала нажать # для перехода в режим набора.

    4. Настройте параметры передачи (если требуется):
      • 📄 Resolution — разрешение (выберите Fine для чёткости).
      • 🔄 Redial — количество повторных попыток (рекомендуем 3-5).
      • ⏱️ Delay Send — отложенная отправка (полезно для ночных тарифов).
  • Нажмите Start или Send и дождитесь подтверждения. Принтер начнёт сканирование и передачу.

    • Если документ не отправляется:

    • 🔊 Проверьте, слышен ли сигнал набора номера (принтер должен издавать звуки, похожие на телефонные гудки).
    • 📡 Убедитесь, что на линии нет помех (иногда помогает переподключить кабель).
    • ⏳ Попробуйте отправить факс в другое время — возможно, линия перегружена.
    Что делать, если принтер пишет"Communication Error"

    Эта ошибка означает, что связь с получателем прервалась. Причины могут быть разные:

    - Занята линия у получателя (попробуйте позднее).

    - Плохое качество телефонной линии (проверьте кабель или обратитесь к провайдеру).

    - Блокировка оператором (некоторые провайдеры ограничивают факс-трафик).

    - Неправильный формат номера (убедитесь, что не пропущен код города или страны).

    Если ошибка повторяется, попробуйте отправить факс через компьютер или онлайн-сервис.

    5. Отправка факса с компьютера через принтер

    Если документ уже в электронном виде (PDF, Word, JPEG), удобнее отправить его с ПК. Для этого нужно установить драйвер факса от производителя принтера. Вот как это работает:

    Шаг 1: Установка ПО

    Скачайте и установите официальное программное обеспечение для вашей модели:

    После установки в меню Пуск появится программа для работы с факсами.

    Шаг 2: Отправка документа

    1. Откройте файл, который нужно отправить (например, договор в PDF).
    2. В меню Файл выберите Печать (Print).
    3. В списке принтеров выберите ваше МФУ с пометкой Fax (например, Brother DCP-T720DW (Fax)).
    4. В появившемся окне введите номер получателя и настройте параметры: 
      Номер: +74951234567

      Имя: Отдел кадров ООО Весна
      

      Разрешение: Fine (200x200 dpi)
      

      Количество попыток: 3

    5. Нажмите Отправить и дождитесь подтверждения.

    Если программа запрашивает SIP-аккаунт или SMTP-сервер, значит, ваш принтер настроен на IP-факс. В этом случае нужно:

    1. Зарегистрироваться у провайдера VoIP (например, Mango Office или Zadarma).
    2. Ввести данные аккаунта в настройках принтера (раздел Network Fax или IP-Fax).
    3. Указать SIP-адрес получателя вместо телефонного номера (формат: 1234567@fax.provider.ru).
    ⚠️ Внимание: При отправке с ПК документ сначала печатается на принтере в память, а затем передаётся по факсу. Если принтер выдаёт ошибку Out of Memory, уменьшите разрешение или разбейте документ на части.
    💡

    Отправка с компьютера удобнее для электронных документов, но требует предварительной настройки ПО. Если принтер не определяется в списке устройств, обновите драйверы на сайте производителя.

    6. Альтернативные способы: отправка факса без принтера

    Если ваш принтер не поддерживает факс или вы находитесь вне офиса, воспользуйтесь одним из этих методов:

    🌐 Виртуальные факс-сервисы

    Онлайн-платформы позволяют отправлять факсы через веб-интерфейс или мобильное приложение. Популярные сервисы:

    • 📧 Fax.Plus — 10 бесплатных страниц в месяц, поддержка PDF/DOC/JPG. Тарифы от 50 ₽/месяц.
    • 📧 eFax — интеграция с Google Drive, цена от 150 ₽/месяц.
    • 📧 PamFax — оплата по факту (1 страница = 3-5 ₽).

    Инструкция для Fax.Plus:

    1. Зарегистрируйтесь на сайте fax.plus.
    2. В разделе Send Fax загрузите файл (макс. 50 МБ).
    3. Введите номер получателя в формате +7XXX1234567.
    4. Оплатите отправку (бесплатно — только пробный период).

    📱 Мобильные приложения

    Для смартфонов на Android/iOS:

    • 📱 Fax File — отправка с телефона, сканирование через камеру.
    • 📱 iFax — поддержка электронной подписи.

    📠 Факс через email

    Некоторые провайдеры (например, Mango Telecom) предоставляют виртуальные факс-номера, привязанные к email. Чтобы отправить документ:

    1. Создайте письмо на адрес 1234567@fax.mango-office.ru (где 1234567 — номер получателя).
    2. Прикрепите файл (PDF, TIF, DOC).
    3. В теме укажите: Fax from: Иван Петров, +79123456789.
    4. Отправьте письмо — документ автоматически конвертируется в факс.
    ⚠️ Внимание: При использовании онлайн-сервисов проверьте, поддерживает ли получатель электронные факсы. Некоторые госучреждения принимают только бумажные оригиналы, отправленные по аналоговой линии.

    7. Распространённые ошибки и их решение

    Даже при правильной настройке иногда возникают сбои. Вот таблицаных проблем и способов их устранения:

    Ошибка Причина Решение
    No Dial Tone Отсутствует сигнал в телефонной линии Проверьте подключение кабеля к порту LINE или обратитесь к провайдеру
    Busy Signal Линия получателя занята Включите автоматический повтор (Redial) или попробуйте позже
    Memory Full Память принтера переполнена Удалите старые документы в меню Fax Storage или уменьшите разрешение
    Transmission Failed Плохое качество связи Уменьшите скорость передачи в настройках (Baud Rate: 9600)
    Invalid Number Неправильный формат номера Убедитесь, что номер введён с кодом страны (+7) и города

    Если принтер выдаёт ошибку Check Document:

    • 📄 Убедитесь, что документ лежит в лотке лицевой стороной вниз (на большинстве моделей).
    • 📏 Проверьте, что размер бумаги соответствует оригиналу (А4, Letter).
    • 🧹 Очистите стекло сканера от пыли мягкой салфеткой.

    Для моделей Xerox и Ricoh при ошибке Fax Server Offline может потребоваться перезагрузка сервера факсов (обратитесь к администратору сети).

    8. Советы для успешной отправки факса

    Чтобы документ дошёл с первого раза, следуйте этим рекомендациям:

    • ⏰ Отправляйте факсы в непиковые часы (с 20:00 до 8:00), когда линии менее загружены.
    • 📄 Проверяйте документ перед отправкой:
      • Убедитесь, что текст чёткий (без размытий).
      • Если документ цветной, переведите его в чёрно-белый режим (Grayscale).
    • 📞 Тестируйте номер получателя — перед отправкой важного документа позвоните по этому номеру и убедитесь, что на той стороне работает факс.
    • 🔄 Настройте подтверждение доставки (Transmission Report), чтобы получить отчёт об успешной передаче.
    • 📎 Для многостраничных документов используйте скрепки или степлер — некоторые принтеры не корректно сканируют нескреплённые листы.

    Если вы часто отправляете факсы на один и тот же номер, сохраните его в адресной книге принтера:

    1. Зайдите в меню Fax → Address Book.
    2. Выберите New Entry.
    3. Введите имя (например, Налоговая инспекция) и номер.
    4. Сохраните. Теперь можно отправлять факс в 1 клик.

    Для моделей HP с функцией Fax Forwarding можно настроить автоматическую пересылку входящих факсов на email. Это удобно, если принтер находится в офисе, а вы работаете удалённо.

    💡

    Всегда сохраняйте отчёт об отправке (Transmission Report) — он служит подтверждением, что документ был передан. В спорных ситуациях (например, если получатель утверждает, что не получил факс) этот отчёт будет вашим доказательством.

    FAQ: Частые вопросы об отправке факсов

    ❓ Можно ли отправить факс с принтера без телефонной линии?

    Да, если ваш принтер поддерживает IP-факс (VoIP). Для этого нужно:

    1. Зарегистрироваться у провайдера VoIP (например, Zadarma или Mango Office).
    2. Настроить SIP-аккаунт в меню принтера (раздел Network Fax).
    3. Отправлять факсы через интернет, указав SIP-адрес получателя.

    Если IP-факс не поддерживается, используйте онлайн-сервисы.

    ❓ Почему факс отправляется, но получатель видит пустые листы?

    Эта проблема возникает из-за:

    • Низкого разрешения — установите Fine (200x200 dpi) или выше.
    • Слишком тёмного/светлого оригинала — отрегулируйте контрастность в настройках сканера.
    • Неправильной ориентации документа — положите лист лицевой стороной вниз, верхней частью к себе.

    Перед отправкой сделайте пробный факс на свой номер и проверьте качество.

    ❓ Сколько стоит отправка факса через принтер?

    Стоимость зависит от типа подключения:

    • Аналоговый факс — оплачивается как исходящий звонок по тарифу вашего телефонного оператора (обычно 1-3 ₽/минута).
    • IP-факс — трафик идёт через интернет, но некоторые провайдеры берут плату за SIP-аккаунт (от 100 ₽/месяц).
    • Онлайн-сервисы — от 3 ₽ за страницу (например, PamFax).

    Для экономии используйте отложенную отправку (Delay Send) в ночное время, когда тарифы ниже.

    ❓ Можно ли отправить факс с телефона на принтер?

    Да, если ваш принтер поддерживает приём факсов. Для этого:

    1. Включите режим Auto Answer в настройках принтера.
    2. Убедитесь, что принтер подключён к телефонной линии.
    3. С телефона наберите номер линии, к которой подключён принтер.
    4. После гудка отправьте факс стандартным способом (на большинстве смартфонов нужно выбрать"Отправить факс" в меню звонка).

    Для iPhone потребуется приложение вроде Fax File, так как штатных средств отправки факсов нет.

    ❓ Как узнать, поддерживает ли мой принтер отправку факсов?

    Проверьте:

    • На корпусе — должна быть кнопка Fax или порт LINE.
    • В характеристиках на сайте производителя (ищите слова Fax, PC-Fax, Super G3).
    • В программном обеспечении — если при установке драйверов появляется опция Fax, функция поддерживается.

    Модели без поддержки факса: большинство струйных принтеров (Epson EcoTank, Canon PIXMA TS без индекса"F" в названии), а также бюджетные лазерные (Pantum P2500W).