Смена принтера в Microsoft Word кажется простой задачей — пока не сталкиваешься с ошибками типа "Принтер не отвечает" или "Драйвер не найден". Особенно актуально это для офисов, где несколько устройств подключены к одной сети, или для удалённой работы, когда нужно переключаться между локальным и сетевым принтером. В этой статье разберём все способы смены принтера в Word — от базовых до продвинутых, включая решение типичных проблем.

Многие пользователи ошибочно думают, что достаточно выбрать устройство в меню "Печать". На практике же часто требуется предварительно настроить принтер в системе, обновить драйверы или даже сбросить кэш печати. Мы подробно рассмотрим каждый шаг, чтобы вы могли гарантированно распечатать документ с первого раза — будь то Canon, HP, Brother или МФУ Xerox.

⚠️ Внимание: Если вы используете корпоративную сеть с доменными политиками, некоторые настройки принтера могут быть заблокированы администратором. В этом случае обратитесь в IT-службу.

1. Базовый способ: смена принтера через меню печати в Word

Самый очевидный метод — выбрать принтер непосредственно в интерфейсе Word. Он подходит, если устройство уже добавлено в систему и не требует дополнительных драйверов.

Откройте документ в Microsoft Word (версии 2013–2026 или Microsoft 365) и выполните следующие действия:

  1. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + P или перейдите в меню Файл → Печать.
  2. В верхней части окна найдите выпадающий список "Имя принтера". Кликните по нему.
  3. Выберите нужное устройство из списка. Если принтер отсутствует — переходите к следующему разделу.
  4. При необходимости настройте параметры: ориентация, размер бумаги, качество печати.
  5. Нажмите "Печать".

⚠️ Внимание: Если в списке отображаются принтеры с пометкой "Офлайн" или "Ошибка", это означает проблемы с подключением. Попробуйте перезагрузить устройство или проверить сетевой кабель.

Убедитесь, что принтер включён в сеть

Проверьте наличие бумаги в лотке

Откройте крышку и удалите замятия (если есть)

Обновите статус принтера в диспетчере устройств-->

2. Добавление нового принтера в Windows (если его нет в списке)

Если нужного принтера нет в меню Word, его сначала требуется добавить в систему. Процесс отличается для локальных (подключённых по USB) и сетевых устройств.

Для локального принтера (USB):

  1. Подключите принтер к компьютеру кабелем USB.
  2. Откройте Параметры Windows → Устройства → Принтеры и сканеры.
  3. Нажмите "Добавить принтер или сканер". Система должна автоматически найти устройство.
  4. Если принтер не обнаружен — нажмите "Нужный принтер отсутствует в списке" и выберите "Добавить локальный принтер".
  5. Укажите порт USB и установите драйвер (скачайте с сайта производителя, если Windows не нашла его автоматически).

Для сетевого принтера (Wi-Fi/Ethernet):

  • 📡 Убедитесь, что принтер подключён к той же сети, что и компьютер.
  • 🖥️ В Параметрах Windows выберите "Добавить принтер или сканер" → "Нужный принтер отсутствует в списке" → "Добавить принтер по TCP/IP-адресу или имени узла
    • .
  • 🔍 Введите IP-адрес принтера (найдите его в меню устройства или на наклейке сзади).
  • 📄 Выберите драйвер из списка или установите вручную.
💡

Если принтер подключён к другому компьютеру в сети, выберите опцию "Добавить сетевой принтер" и укажите путь вида \\ИМЯ_КОМПЬЮТЕРА\ИМЯ_ПРИНТЕРА.

Тип подключения Требуемые данные Возможные ошибки
USB Драйвер, порт USB "Устройство не опознано", "Драйвер не найден"
Wi-Fi IP-адрес, SSID сети, пароль "Не удаётся подключиться", "Авторизация не удалась"
Ethernet IP-адрес, MAC-адрес "Сетевой путь не найден", "Нет доступа"
Общий сетевой принтер Имя компьютера-хоста, имя принтера "Нет прав доступа", "Удаленный компьютер недоступен"

3. Настройка принтера по умолчанию в Windows

Если в Word автоматически выбирается не тот принтер, его можно задать как устройство по умолчанию. Это избавит от необходимости менять настройки при каждой печати.

Инструкция для Windows 10/11:

  1. Откройте Параметры → Устройства → Принтеры и сканеры.
  2. Найдите нужный принтер в списке и кликните по нему.
  3. Нажмите "Управление" → "Задать как принтер по умолчанию".

⚠️ Внимание: В некоторых корпоративных сетях политика группы запрещает изменять принтер по умолчанию. В этом случае придётся выбирать устройство вручную в Word.

Локальный (USB)

Сетевой (Wi-Fi/Ethernet)

Общий (подключённый к другому ПК)

МФУ с функцией сканирования-->

4. Решение проблем: принтер не отображается в Word

Если принтер добавлен в систему, но не появляется в меню печати Word, причины могут быть следующими:

  • 🔌 Драйвер несовместим с версией Windows или Word.
  • 🖨️ Служба печати отключена в системе.
  • 📂 Кэш принтеров повреждён.
  • 🔒 Пользовательские права ограничены (актуально для рабочих ПК).

Как исправить:

  1. Переустановите драйвер:
    1. Удалите принтер в Параметры → Устройства.
    2. Скачайте свежий драйвер с сайта производителя (например, для HP LaserJet или Epson EcoTank).
    3. Установите драйвер и перезагрузите ПК.
  2. Перезапустите службу печати: 
    net stop spooler

    net start spooler

    (выполните команды в Командной строке от имени администратора).

  3. Очистите кэш: Удалите файлы в папке C:\Windows\System32\spool\PRINTERS (потребуются права администратора).
Что делать, если принтер появляется, но печать не начинается?

Проверьте очередь печати: откройте Панель управления → Устройства и принтеры, кликните правой кнопкой по принтеру и выберите "Просмотреть очередь печати". Удалите все задания и перезапустите печать.

Если документ "завис" в очереди, перезагрузите службу spooler (см. команду выше) или перезапустите принтер физически (выключите/включите питание).

5. Особенности смены принтера в Word на Mac

На компьютерах MacOS процесс немного отличается. Вот пошаговая инструкция:

  1. Откройте документ в Word и нажмите Command + P.
  2. В выпадающем меню "Притер" выберите нужное устройство. Если его нет — нажмите "Добавить принтер...".
  3. В новом окне выберите принтер из списка или добавьте его вручную по IP-адресу.
  4. Установите драйвер, если MacOS запросит его.

⚠️ Внимание: На Mac некоторые принтеры требуют установки фирменного ПО (например, Epson Software Updater или HP Easy Start). Без него печать может работать некорректно.

Частые проблемы на Mac:

  • 🍎 Принтер появляется, но печать идёт с ошибками — проверьте настройки AirPrint.
  • 🔄 После обновления MacOS принтер исчез — переустановите драйвер.
  • 📡 Сетевой принтер не находится — проверьте, что Mac и принтер в одной подсети.

6. Продвинутые настройки: профили печати и параметры драйвера

Для профессиональной печати (например, брошюр или фотографий) может потребоваться тонкая настройка профиля принтера. Это актуально для МФУ с поддержкой PCL6 или PostScript.

Как настроить:

  1. В меню печати Word нажмите "Свойства принтера" (или "Параметры принтера" на Mac).
  2. Выберите вкладку "Дополнительно" или "Качество печати".
  3. Настройте:
    • 📄 Разрешение (например, 1200×1200 dpi для фотографий).
    • 🎨 Цветовой профиль (sRGB, Adobe RGB).
    • 📦 Тип бумаги (глянцевая, матовая, картон).
  • Сохраните настройки как новый профиль (если поддерживается).

    • Важно: Для принтеров Canon imagePROGRAF или Epson SureColor используйте фирменные утилиты (например, Canon PRINT Utility) для калибровки цвета перед печатью из Word.

    7. Удалённая печать: как сменить принтер в Word через RDP или VPN

    Если вы работаете через Удалённый рабочий стол (RDP) или VPN, принтер может не отображаться в Word из-за настроек подключения. Вот как это исправить:

    • 🖥️ Для RDP:
      1. Перед подключением в клиенте Remote Desktop откройте "Локальные ресурсы" → "Притер" и отметьте нужное устройство.
      2. Если принтер не перенаправился — проверьте групповую политику на сервере (требуются права администратора).
    • 🌐 Для VPN:
      1. Убедитесь, что принтер добавлен как сетевой (по IP).
      2. Проверьте, что VPN-соединение разрешает локальный трафик (опция Split Tunneling).

    ⚠️ Внимание: При печати через Terminal Services (например, в Windows Server) может потребоваться установка драйвера принтера на сервере, даже если он уже есть на локальном ПК.

    💡

    Для стабильной удалённой печати используйте универсальные драйверы (например, HP Universal Print Driver или Xerox Global Print Driver), которые поддерживают большинство моделей без дополнительных установок.

    FAQ: Частые вопросы о смене принтера в Word

    Почему в Word не отображается принтер, который есть в системе?

    Это может происходить из-за:

    • Устаревшего драйвера (обновите его на сайте производителя).
    • Отключённой службы печати (проверьте services.msc).
    • Конфликта с другим ПО (например, виртуальными принтерами типа PDF-creator).

      • Попробуйте перезагрузить ПК и принтер, а также очистить очередь печати.

    Как сменить принтер в Word на Android или iOS?

    В мобильной версии Word:

    1. Откройте документ и тапните "Печать" (значок принтера).
    2. Выберите "Все принтеры" → найдите нужное устройство в списке.
    3. Если принтер не найден — добавьте его через настройки Android/iOS (раздел "Устройства" или "Печать").

    Для печати на сетевой принтер может потребоваться приложение производителя (например, HP Smart или Epson iPrint).

    Можно ли сохранить настройки принтера для всех документов Word?

    Да, но только косвенно:

    • Задайте принтер по умолчанию в системе (см. раздел 3).
    • Создайте шаблон документа (.dotx) с нужными параметрами печати и используйте его для новых файлов.
    • В некоторых версиях Word настройки принтера сохраняются в Normal.dotm (главный шаблон).

    ⚠️ Настройки не сохранятся, если открыть документ на другом ПК.

    Что делать, если после смены принтера в Word документ печатается некорректно?

    Проблемы с форматированием часто связаны с:

    • Драйвером принтера: Попробуйте печать через универсальный драйвер (например, Microsoft XPS Document Writer).
    • Настройками страницы: Проверьте поля, ориентацию и масштаб в Файл → Печать → Параметры страницы.
    • Форматом файла: Сохраните документ в .PDF и распечатайте через Adobe Acrobat.
    Как сменить принтер в Word Online (веб-версия)?

    В браузерной версии Word:

    1. Откройте документ на office.com.
    2. Нажмите Файл → Печать → Печать (Ctrl+P).
    3. Выберите принтер из списка (доступны только устройства, добавленные в вашу ОС).

    ⚠️ В Word Online нет расширенных настроек печати — для этого используйте десктопную версию.