Любой принтер, приобретённый для офиса, должен быть корректно учтён — это требование как бухгалтерии, так и ИТ-службы. Без правильного оформления организация рискует получить штрафы при проверках, потерять гарантию на оборудование или столкнуться с проблемами при списании. Но как именно поставить принтер на учет, какие документы оформить и кто должен этим заниматься?

Процесс зависит от типа принтера (лазерный, струйный, МФУ), его стоимости, а также от внутренних регламентов компании. В некоторых организациях учетом занимается бухгалтерия, в других — ИТ-отдел или административно-хозяйственная служба. Мы разберём универсальный алгоритм, который подойдёт для большинства случаев, а также укажем на ключевые нюансы, о которых часто забывают.

Важно: если принтер был куплен за счёт средств гранта, субсидии или по лизингу, процедура постановки на учет может отличаться. В таких случаях уточняйте детали у юриста или в договорном отделе.

1. Определение типа учетной операции: основное средство или материальные запасы

Первый шаг — классификация принтера в бухгалтерском учёте. От этого зависит, какие документы потребуются и как будет начисляться амортизация. Критерий один: стоимость оборудования.

Согласно ПБУ 6/01 (для коммерческих организаций) и Инструкции №157н (для госучреждений), принтер относится к основным средствам, если его стоимость превышает 100 000 рублей (для коммерческих организаций) или 10 000 рублей (для бюджетных учреждений). Если цена ниже — это материальные запасы (МЗ).

  • 💰 Основное средство (ОС): стоимость ≥ 100 000 ₽ (коммерция) или ≥ 10 000 ₽ (бюджет). Учитывается на счёте 01, амортизируется, списывается по частям.
  • 📦 Материальные запасы (МЗ): стоимость ниже порога. Учитывается на счёте 10, списывается единовременно при вводе в эксплуатацию.

Пример: принтер HP LaserJet Pro M404n стоит 35 000 ₽ — для коммерческой фирмы это МЗ, для школы — ОС. А Xerox VersaLink C405 за 120 000 ₽ будет ОС в любой организации.

⚠️ Внимание: Пороговые значения могут меняться в зависимости от учётной политики компании. Например, некоторые организации устанавливают внутренний лимит в 40 000 ₽ для ОС. Уточните актуальные нормы в бухгалтерии.

2. Сбор документов для постановки на учет

Для оформления принтера потребуется пакет документов. Их можно разделить на две группы: первичные (от поставщика) и внутренние (составляются в организации).

Тип документа Наименование Кто предоставляет Срок хранения
Первичный Товарная накладная (ТОРГ-12) Поставщик/магазин 5 лет
Первичный Счёт-фактура (при наличии НДС) Поставщик 4 года
Первичный Гарантийный талон Поставщик До конца гарантии + 1 год
Внутренний Акт приёмки-передачи (форма ОС-1 или М-7) Бухгалтерия/ИТ-отдел Постоянно
Внутренний Инвентарная карточка (форма ОС-6) Бухгалтерия Постоянно

Дополнительно могут потребоваться:

  • 📄 Технический паспорт принтера (идет в комплекте).
  • 🔧 Акт ввода в эксплуатацию (составляет ИТ-отдел).
  • 🖨️ Сертификат соответствия (для госзаказа или медицинских учреждений).
📊 Кто в вашей организации занимается постановкой техники на учет?
Бухгалтерия
ИТ-отдел
АХО (административно-хозяйственный отдел)
Самостоятельно (руководитель подразделения)

3. Инвентаризация и присвоение инвентарного номера

После получения документов принтер должен быть зарегистрирован в инвентарной базе. Для этого:

  1. Бухгалтерия или уполномоченное лицо заполняет инвентарную карточку (форма ОС-6 для ОС или М-17 для МЗ).
  2. Принтеру присваивается уникальный инвентарный номер (например, ОС-2026-045).
  3. Номер наносится на корпус принтера с помощью наклейки или гравировки. Места для маркировки:
    • 🏷️ Задняя панель (рядом с серийным номером).
    • 🏷️ Нижняя часть корпуса (для настольных моделей).
    • 🚫 Не рекомендуется клеить на лицевую панель — это может помешать работе сенсора (у МФУ).

Для МФУ (многофункциональных устройств) инвентарный номер присваивается на весь комплекс, даже если сканер и принтер физически разделены. Например, для Brother MFC-L2750DW один номер ставится на всё устройство.

Проверьте серийный номер на корпусе и в документах

Убедитесь, что наклейка не закроет вентиляционные отверстия

Используйте стойкий к истиранию маркер или этикетку

Сфотографируйте принтер с нанесённым номером для отчётности-->

⚠️ Внимание: Если принтер арендован или взят в лизинг, инвентарный номер присваивает лизингодатель, а не ваша организация. Самостоятельная маркировка в этом случае запрещена.

4. Ввод в эксплуатацию: техническая сторона

Параллельно с бухгалтерским учётом принтер должен быть подготовлен к работе. Этот этап курирует ИТ-отдел или системный администратор. Основные шаги:

  1. Распаковка и проверка комплектации. Сверьте содержимое коробки с описью в техническом паспорте. Обратите внимание на:
    • 🖨️ Сам принтер.
    • 📃 Гарантийный талон и инструкцию.
    • 🔌 Кабель питания (не всегда входит в комплект!).
    • 💿 Диск с драйверами (если принтер не поддерживает Plug-and-Play).
  2. Подключение к сети. Для сетевых принтеров (HP OfficeJet Pro 9025e, Canon imageRUNNER ADVANCE) настройте:
    • 🌐 IP-адрес (статический или DHCP).
    • 🔒 Пароль администратора (по умолчанию часто admin/12345).
    • 📡 Подключение к Wi-Fi (для беспроводных моделей).
  • Установка драйверов. Для Windows используйте официальные драйверы с сайта производителя. В Linux часто достаточно пакета cups.
  • Тестовая печать. Распечатайте тестовую страницу через Панель управления → Устройства и принтеры → Свойства принтера → Печать тестовой страницы.

    • Для МФУ дополнительно настройте сканирование на email или в сетевую папку. Например, в Kyocera TASKalfa 3052ci это делается через веб-интерфейс по адресу http://[IP-принтера].

    💡

    Если принтер подключается по USB, используйте оригинальный кабель — дешёвые аналоги могут вызывать ошибки 0x0000007e или USB Device Not Recognized.

    5. Учет расходных материалов: тонер, картриджи, бумага

    Принтер на учёте — это ещё не всё. Расходные материалы (картриджи, тонер, барабаны, бумага) также подлежат контролю. Их учет ведётся отдельно от основного оборудования.

    Способы учёта расходников:

    • 📊 Складской учет: ведётся в программе 1С или Excel. Каждый картридж (Canon 725 Black, HP 85A) регистрируется как материальная ценность.
    • 💳 Подотчетные лица: сотрудник, ответственный за принтер, отчитывается за израсходованные картриджи по актам списания.
    • 🔄 Абонентское обслуживание: если принтер в лизинге или на сервисном контракте, расходники поставляет провайдер (например, Xerox Managed Print Services).

    Для бюджетных учреждений действуют дополнительные правила: расходные материалы стоимостью до 3 000 ₽ списываются сразу, дороже — через комиссию.

    Тип расходника Счёт учёта Документ для списания
    Картридж (стоимость < 5 000 ₽) 10.09 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности" Акт списания (форма М-11)
    Картридж (стоимость ≥ 5 000 ₽) 10.01 "Сырьё и материалы" Акт комиссии по списанию
    Бумага офисная 10.09 Ведомость выдачи материалов
    Что делать если картридж засох или принтер его "не видит"?

    Если картридж не распознаётся, попробуйте:

    1. Вынуть и снова вставить его (иногда помогает сброс контактов).

    2. Обновить прошивку принтера (например, для Epson L3150 скачайте обновление с [официального сайта](https://epson.ru)).

    3. Очистить контакты картриджа ватной палочкой, смоченной в изопропиловом спирте.

    Если картридж засох — используйте специальную жидкость для восстановления (InkTec JetClean).

    6. Амортизация принтера: бухгалтерские и налоговые нюансы

    Если принтер признан основным средством, его стоимость списывается постепенно через амортизацию. Срок полезного использования (СПИ) зависит от амортизационной группы.

    Согласно ОКОФ (Общероссийский классификатор основных фондов), принтеры относятся к 3-й амортизационной группе (имущество со сроком службы от 3 до 5 лет). Однако для МФУ может применяться 4-я группа (5–7 лет), так как они считаются более сложным оборудованием.

    • 📅 Принтеры (ОКОФ 330.28.23.23): СПИ 3–5 лет.
    • 🖨️ МФУ (ОКОФ 330.28.23.21): СПИ 5–7 лет.
    • 💻 Серверные принтеры (например, Ricoh Pro C7200): СПИ до 10 лет (5-я группа).

    Методы начисления амортизации:

    • 📉 Линейный: равными частями (например, принтер за 120 000 ₽ амортизируется по 2 000 ₽/мес. в течение 5 лет).
    • 📈 Нелинейный: ускоренная амортизация (применяется редко для офисной техники).
    ⚠️ Внимание: Если принтер стоит дешевле 100 000 ₽, но организация всё равно хочет учитывать его как ОС (например, для контроля), амортизация не начисляется — списание происходит единовременно при вводе в эксплуатацию.
    💡

    Для налогового учёта принтера как ОС его стоимость должна превышать 100 000 ₽ без НДС. Если НДС выделен отдельно, учитывайте "чистую" цену оборудования.

    7. Списание принтера: когда и как правильно оформить

    Принтер списывается в трёх случаях:

    1. Физический износ (не подлежит ремонту).
    2. Моральный износ (устарела модель, нет запчастей).
    3. Продажа или передача другой организации.

    Процедура списания:

    1. Создаётся акт о списании (форма ОС-4 для ОС или М-11 для МЗ) с указанием причины (например, "неисправность блока лазера, ремонт экономически нецелесообразен").
    2. Если принтер был в лизинге — уведомляется лизингодатель.
    3. Из инвентарной базы удаляется запись об оборудовании.
    4. При утилизации оформляется акт об уничтожении (особенно важно для госучреждений).

    Для списания по причине поломки может потребоваться акт технического осмотра от сервисного центра. Например, если в Brother HL-L2350DW сгорел блок питания, а стоимость ремонта превышает 50% от цены нового принтера, это веское основание для списания.

    💡

    Перед списанием проверьте, не осталось ли в принтере конфиденциальных документов в памяти! У многих МФУ (Xerox WorkCentre, Konica Minolta bizhub) есть жёсткий диск, который нужно очистить через меню Security → Data Erase.

    8. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные бухгалтеры и системные администраторы иногда допускают ошибки при постановке принтера на учет. Вот самые распространённые:

    • 🚫 Отсутствие акта ввода в эксплуатацию. Без этого документа налоговая может не признать расходы на амортизацию.
    • 🚫 Неправильная амортизационная группа. Например, учёт МФУ как обычного принтера (3-я группа вместо 4-й) приводит к занижению налогов и штрафам.
    • 🚫 Игнорирование расходных материалов. Картриджи на 20 000 ₽, купленные "за наличку" без документов, не уменьшат налогооблагаемую базу.
    • 🚫 Самовольная маркировка арендованного принтера. Это нарушает условия договора лизинга.
    • 🚫 Несвоевременное списание. Если принтер давно не используется, но числится на балансе, это искажает бухгалтерскую отчётность.

    Чтобы избежать проблем:

    • 📋 Ведите журнал учёта оргтехники (Excel или 1С).
    • 🔄 Ежегодно проводите инвентаризацию принтеров (приказ Минфина №49).
    • 📂 Храните документы в электронном виде (сканы накладных, актов) с резервными копиями.
    ⚠️ Внимание: Если организация проходит аудит, проверяющие могут запросить не только бухгалтерские документы, но и логи принтера (например, счётчики страниц). Убедитесь, что эта информация доступна (в современных МФУ она хранится в отчётах Device Status → Page Count).

    FAQ: Частые вопросы по учету принтеров

    Нужно ли ставить на учет принтер стоимостью 20 000 ₽?

    Для коммерческих организаций — нет, это материальные запасы (МЗ). Для бюджетных учреждений — да, если стоимость превышает 10 000 ₽. В любом случае принтер должен быть зарегистрирован в инвентарном списке, даже если не является основным средством.

    Кто должен присваивать инвентарный номер: бухгалтерия или ИТ-отдел?

    Обычно это делает бухгалтерия, но в некоторых компаниях ответственность делегирована ИТ-отделу или АХО. Главное — закрепить процедуру в локальном акте (например, в "Положении об учёте основных средств").

    Можно ли учесть принтер как ОС, если он стоит 90 000 ₽?

    Формально нет — порог для коммерческих организаций 100 000 ₽. Однако если принтер критически важен для бизнеса (например, широкоформатный plotter для архитектурного бюро), его можно учесть как ОС через изменение учётной политики (но это потребует обоснования и согласования с аудиторами).

    Что делать, если потерян гарантийный талон?

    Обратитесь в сервисный центр производителя с чеком и серийным номером принтера. Многие бренды (HP, Canon, Epson) хранят информацию о гарантии в электронной базе. Также можно восстановить талон через онлайн-форму на официальном сайте (например, support.hp.com для HP).

    Нужно ли амортизировать картриджи?

    Нет, картриджи — это расходные материалы, а не основные средства. Они списываются единовременно по мере использования. Исключение — перезаправляемые картриджи стоимостью выше 100 000 ₽ (крайне редкий случай).