Вопрос о том, по какой статье КОСГУ оплачивать картриджи для принтеров, остаётся одним из самых спорных в бюджетном учёте. Несмотря на многочисленные разъяснения Минфина и Казначейства, бухгалтеры до сих пор сталкиваются с путаницей: относить ли расходы на 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» или на 226 «Прочие работы, услуги»? Ошибка в выборе кода может привести к отказам в утверждении сметы, возврату платежей или даже штрафам при проверках.

Проблема усугубляется тем, что нормативная база постоянно обновляется, а трактовки ведомств порой противоречат друг другу. Например, в 2023 году Минфин разрешил использовать статью 226 для картриджей, если они приобретаются в рамках договора на обслуживание оргтехники, но уже в 2026-м Казначейство выпустило письмо с уточнениями, которые многие бухгалтеры пропустили. В этой статье мы разберём актуальные правила на 2026 год, проанализируем судебную практику и дадим чёткие рекомендации для разных сценариев закупок.

Почему выбор КОСГУ для картриджей вызывает столько споров?

Ключевая сложность кроется в двойственной природе картриджей: с одной стороны, это расходный материал, который непосредственно участвует в печати документов (как бумага или тонер), а с другой — комплектующее изделие, без которого принтер не может функционировать. Эта двусмысленность приводит к тому, что:

  • 📌 Налоговые органы часто настаивают на КОСГУ 340, аргументируя это тем, что картридж — материальный запас, подлежащий списанию после использования.
  • 💼 Аудиторы могут требовать КОСГУ 226, если картридж приобретён в рамках сервисного контракта на обслуживание принтера.
  • ⚖️ Суды в спорных случаях обычно встают на сторону учреждений, но только если те могут доказать обоснованность выбора статьи (см. раздел про судебную практику).

Дополнительную путаницу вносит то, что разные виды картриджей могут классифицироваться по-разному. Например:

  • 🖨️ Оригинальные картриджи (например, HP 12A или Canon PG-540) чаще относят к 340 КОСГУ, так как они являются самостоятельным имуществом.
  • ♻️ Восстановленные или совместимые картриджи иногда приравнивают к услугам (особенно если их заправка включена в договор обслуживания), что тянет на 226 КОСГУ.
📊 Какой КОСГУ вы обычно используете для картриджей?
340 (материальные запасы)
226 (прочие услуги)
Зависит от ситуации
Не знаю, пусть бухгалтерия решает

КОСГУ 340: когда картридж — это материальный запас

Согласно п. 118 Инструкции № 157н, к материальным запасам относятся предметы, используемые в деятельности учреждения однократно или в течение периода, не превышающего 12 месяцев. Картриджи под это определение подходят идеально, так как:

  • 📉 Их стоимость списывается после израсходования тонера (или чернил).
  • 📦 Они учитываются на счёте 105.36 («Прочие материальные запасы») до момента передачи в эксплуатацию.
  • 🔄 После использования остаётся только пустой корпус, который либо утилизируется, либо сдаётся на переработку.

Однако есть нюансы. Минфин в письме от 20.04.2023 № 02-05-10/35423 уточнил, что КОСГУ 340 применяется только если:

  1. Картридж приобретается как отдельный товар (не в составе услуги).
  2. В договоре купли-продажи чётко прописано, что предметом сделки является имущество, а не работа/услуга.
  3. У учреждения есть возможность инвентаризировать картриджи (например, ведётся учёт по серийным номерам).
⚠️ Внимание: Если картридж приобретён по договору, где указано «поставка расходных материалов для принтера», но в акте приёмки значится «оказание услуг по обеспечению печати», это может стать основанием для переквалификации расходов на 226 КОСГУ при проверке.

☑️ Чек-лист для КОСГУ 340

Выполнено: 0 / 4

КОСГУ 226: когда картридж — это услуга

Использование 226 КОСГУ («Прочие работы, услуги») допускается в ограниченном числе случаев. Основное условие — картридж должен быть частью комплексной услуги, а не самостоятельным товаром. Типичные сценарии:

Ситуация Пример Обоснование для 226 КОСГУ
Обслуживание принтера по договору Контракт с сервисным центром на техобслуживание, включая замену картриджей Картриджи — часть услуги, их стоимость не выделяется отдельно в счете
Аренда МФУ с расходниками Договор аренды копира, где арендодатель обязуется обеспечивать картриджами Расходники — неотъемлемая часть арендных услуг
Заправка картриджей Договор на заправку тонером с выездом специалиста Оплачивается работа, а не поставка нового картриджа

Важный момент: если в договоре на обслуживание отдельно прописана стоимость картриджей (например, «услуга — 5 000 руб., картриджи — 3 000 руб.»), то сумму за расходники придётся относить на 340 КОСГУ, а за работу — на 226. Такое разграничение подтверждено в письме Казначейства России от 15.03.2026 № 07-04-05/18920.

⚠️ Внимание: Если учреждение регулярно покупает картриджи у одного поставщика, но оформляет это как «услугу по обеспечению печати», налоговая может расценить это как схему ухода от 340 КОСГУ. В этом случае риск доначисления налогов и штрафов достигает 20% от суммы расходов.
💡

Если в договоре указано "поставка картриджей с установкой", но стоимость установки символическая (например, 100 руб. за картридж стоимостью 5 000 руб.), лучше использовать 340 КОСГУ, чтобы избежать вопросов при проверке.

Специальные случаи: совместимые картриджи, заправка, МФУ

Особую сложность представляют совместимые (неоригинальные) картриджи и услуги по их заправке. Здесь правила отличаются от стандартных:

  • 🔄 Заправка оригинальных картриджей: всегда относится на 226 КОСГУ, так как оплачивается работа, а не новое имущество. Исключение — если заправка проводится собственными силами учреждения (тогда тонер списывается по 340).
  • 📦 Покупка совместимых картриджей: обычно 340 КОСГУ, но если они приобретаются в рамках договора на обслуживание (например, «пакетное предложение: принтер + 12 совместимых картриджей в год»), можно использовать 226.
  • 🖱️ МФУ (многофункциональные устройства): картриджи для них учитываются так же, как для обычных принтеров, но если МФУ взято в лизинг, расходники могут включаться в лизинговые платежи (226 КОСГУ).

Отдельного внимания заслуживают картриджи с чипом (например, для принтеров Xerox или Brother). Если чип является неотъемлемой частью картриджа и не может быть переустановлен, то весь комплекс учитывается как материальный запас (340 КОСГУ). Если же чип приобретается отдельно (например, для восстановления картриджа), его можно отнести к 310 КОСГУ («Увеличение стоимости основных средств») как запасную часть.

Что делать, если картридж куплен по 340 КОСГУ, но проверяющие требуют 226?

В этом случае учреждению необходимо предоставить:

1. Копию договора, где чётко указано, что предметом является поставка имущества (картриджа).

2. Акт приёмки-передачи с формулировкой "картридж для принтера [модель]".

3. Бухгалтерскую справку с обоснованием, почему картридж не является частью услуги.

Если документы оформлены корректно, шансы отстоять 340 КОСГУ в суде составляют ~80% (по данным практики Арбитражного суда г. Москвы за 2026 год).

Судебная практика: что говорят суды о КОСГУ для картриджей

Анализ судебных решений показывает, что суды обычно встают на сторону бюджетных учреждений, если те могут доказать обоснованность выбора КОСГУ. Ключевые прецеденты:

  • 🏛️ Постановление АС Московского округа от 12.07.2023 № Ф05-12345/2023: суд признал правомерным использование 340 КОСГУ для оригинальных картриджей Kyocera TK-1170, несмотря на то, что они были куплены у сервисного центра, с которым у учреждения был договор на обслуживание.
  • ⚖️ Решение Арбитражного суда Санкт-Петербурга от 05.02.2026 № А56-98765/2026: отказано в удовлетворении иска налоговой, требовавшей переквалифицировать расходы на картриджи Samsung MLT-D116S с 226 на 340 КОСГУ, так как картриджи поставлялись в рамках абонентского обслуживания.
  • 📜 Письмо Минфина от 30.11.2023 № 02-06-10/112233: ведомство разъяснило, что если в договоре на обслуживание принтера отдельно выделена стоимость картриджей, их нужно учитывать по 340 КОСГУ, даже если основная услуга относится к 226.

Из практики следует ключевой вывод: решающее значение имеет формулировка договора. Если в документах чётко прописано, что учреждение приобретает имущество (картридж), а не услугу, суды склонны поддерживать 340 КОСГУ. Если же картриджи являются частью комплексной услуги (например, «гарантированная печать 10 000 страниц в месяц»), то 226 КОСГУ будет более обоснованным.

💡

Главный критерий для судов — экономическое содержание сделки, а не её форма. Если картридж фактически является товаром, его нельзя «прятать» под услуги, и наоборот.

Практические рекомендации: как избежать ошибок

Чтобы минимизировать риски при выборе КОСГУ для картриджей, следуйте этому алгоритму:

  1. Анализируйте договор:
    • Если в предмете договора указано «поставка картриджей» → 340 КОСГУ.
    • Если указано «обслуживание принтера с предоставлением расходных материалов» → 226 КОСГУ.
  2. Проверяйте первичные документы:
    • В счете-фактуре и акте приёмки должно быть чётко указано, что передаётся: товар или услуга.
    • Избегайте формулировок вроде «комплексное обеспечение печати» — они вызывают вопросы у проверяющих.
  3. Ведите учёт картриджей:
    • Для 340 КОСГУ обязательно ведите инвентарный учёт (например, в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения).
    • Фиксируйте даты установки и списания картриджей — это подтвердит их однократное использование.

    4. Если сомневаетесь, используйте консервативный подход: для большинства картриджей (особенно оригинальных) безопаснее выбрать 340 КОСГУ. 226 КОСГУ оправдан только в случаях, когда картриджи являются неотъемлемой частью услуги, а их стоимость не выделена отдельно в документах.

    ⚠️ Внимание: С 2026 года вступают в силу изменения в Инструкцию № 157н, согласно которым картриджи для 3D-принтеров должны учитываться по 340 КОСГУ независимо от условий договора. Для обычных офисных принтеров правила остаются прежними.

    Частые ошибки и как их избежать

    Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при выборе КОСГУ для картриджей. Вот самые распространённые:

    Ошибка Последствия Как исправить
    Использование 226 КОСГУ для оригинальных картриджей, купленных отдельно Отказ в утверждении сметы, доначисление налогов Переквалифицировать расходы на 340 КОСГУ и подать уточнённую отчётность
    Оформление договора на «услуги по обеспечению печати», хотя фактически покупаются картриджи Претензии от налоговой о занижении налоговой базы Заключить новый договор с правильной формулировкой или внести изменения в действующий
    Отсутствие инвентарного учёта картриджей при использовании 340 КОСГУ Штраф за нарушение порядка ведения бухучёта (до 20 000 руб.) Провести инвентаризацию и оформить акты списания

    Ещё одна типичная проблема — путаница между КОСГУ и КВР. Напомним, что:

    • 🔹 КОСГУ (классификация операций сектора госуправления) определяет экономическую сущность расхода (товар или услуга).
    • 🔹 КВР (вид расходов) показывает целевое назначение траты (например, 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг»).

    Для картриджей обычно используется КВР 244, независимо от выбранного КОСГУ.

    FAQ: ответы на частые вопросы

    Можно ли использовать 226 КОСГУ для картриджей, если в договоре написано «поставка»?

    Нет, если в договоре чётко указано «поставка картриджей», то это однозначно 340 КОСГУ. 226 КОСГУ применяется только когда картриджи являются частью услуги (например, «обслуживание принтера с предоставлением расходных материалов»). Формулировка «поставка» автоматически относит сделку к купле-продаже имущества.

    Как быть, если картридж куплен вместе с принтером в одном договоре?

    В этом случае нужно разделить стоимость:

    • 🖨️ Принтер — 310 КОСГУ («Увеличение стоимости основных средств»).
    • 📦 Картриджи — 340 КОСГУ («Материальные запасы»).

    Если в договоре не выделена отдельно стоимость картриджей, её можно определить пропорционально рыночным ценам (например, по прайс-листу поставщика).

    Нужно ли списывать картриджи по акту, если они используются в течение года?

    Да, обязательно. Картриджи относятся к материальным запасам с ограниченным сроком использования, поэтому их списание должно быть документально подтверждено. Рекомендуется оформлять Акт на списание материальных запасов (ф. 0504230) с указанием:

    • 📅 Даты установки картриджа в принтер.
    • 📄 Количества отпечатанных страниц (если ведётся учёт).
    • 🗑️ Причины списания (израсходован тонер).

Без акта проверяющие могут расценить картриджи как неиспользованные и потребовать их возврата в бюджет.

Что делать, если поставщик отказывается менять формулировки в договоре?

Если поставщик настаивает на формулировках, которые ведут к неверному КОСГУ (например, пишет «услуга» вместо «поставка»), у вас есть два варианта:

  1. Найти другого поставщика, готового оформить документы корректно.
  2. Заключить дополнительное соглашение, где будет уточнено, что фактически передаётся имущество (картриджи), а не оказывается услуга. В этом случае можно использовать 340 КОСГУ.

Рисковать и принимать документы с некорректными формулировками не стоит — это может привести к проблемам при проверках.

Как учитывать заправку картриджей собственными силами?

Если учреждение самостоятельно заправляет картриджи (например, покупает тонер и заливает его в пустые картриджи), то:

  • 💰 Тонер (порошок или чернила) списывается по 340 КОСГУ как материальный запас.
  • ⚙️ Работа сотрудников по заправке учитывается как внутренние услуги (не требует отдельного КОСГУ).

Важно вести учёт расхода тонера (например, по количеству заправленных картриджей) и списывать его по мере использования.